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关于进一步规范会议安排的通知

发布日期:2018-12-20 发布人:

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南科院院办【2018】3号

  

关于进一步规范会议安排的通知

各单位(部门):

为进一步规范学校会议申请程序,提高工作计划性和规范性,根据学校《关于进一步加强党员领导干部作风建设的若干规定(试行)》,结合学校工作实际,对相关流程进行如下调整:

一、 更换会议申请系统

自第七周会表通过办事大厅申请、发布,原智慧校园会表系统不再使用。

二、 会议申请

(一)申请次周上会表的会议于每周五下午11:30前,通过“网上办事大厅——服务中心——会议申请”来完成,次周会表原则上于每周五下班前公布。会议由校领导主持或需要校领导参加的须经相关领导批准同意,方可提交申请。

(二)党委会、院长办公会、党政联席会等会议申请一般由办公室负责,相关议题请牵头部门负责人在征求分管校领导同意上通过 “网上办事大厅——服务中心——最新服务——会议议题申请”来完成,申报时间为上次会议结束时至相关会议前三个工作日,申报要求按《南京科院决策会议议题申报暂行规定》,超过申报时间原则上列入下次相关会议。

三、 调整临时上会

自本学期第七周起,一旦周会表确定,除学校重大工作以外不再临时增加或调整会表,只可删减会议。

各单位、各部门有临时会议使用会议室可查会表后,与会议中心黄继盛老师联系后确认,联系电话:13451861999。临时增加或调整会议不再上会表,并且由牵头部门负责通知参会人员。

四、 会议组织

列入会表的相关会议若有特殊要求的,由牵头部门在会前提前会务中心黄继盛老师联系确认,由会务中心协调解决相关问题。

每次会后由牵头部门负责按要求关闭相关音响设备、空调或其他用电设备,保持会议室整洁卫生。

五、 会议室功能及规模

会议安排时遵循重要会议优先、先申请优先原则。会议申请单位根据参会人数和会议性质选择相应会议室。

1.行政楼602会议室。一般用于工作沟通协调布置类会议,会议规模为15人以内;

2.行政楼802会议室。一般用于人数小于10人的例会和工作沟通协调布置类会议,会议规模为10人左右;

3.行政楼1002会议室。一般用于工作沟通协调布置类会议,会议规模为30人以内;

4.行政楼713会议室。一般用于重大对外接待、党委会、院长办公会、纪委会和参会人数较多的例会,其他会议一般不安排在713会议室,会议规模为30人左右;

5.行政楼813会议室。一般用于工作布置、小型报告、视频会议等会议,会议规模为60人左右;

6.行政楼四楼报告厅。一般用于全校干部大会、学术报告会、大型工作布置会、大型对外接待会等,会议规模为180人左右;

7.博业楼报告厅。主要用于全校教职工大会、党员大会、各类报告会等,会议规模为400人左右;

8.老食堂二楼舞台。主要用于学生文艺活动等各类演出,场地规模为1000人左右。

9.竞先楼辅楼二楼报告厅(老校区老校门旁)。主要用于学生文艺活动、讲座与报告等各类演出,场地规模为160人左右。

此外,鉴于会议室设施配备源于功能定位,为加强国有资产保护,行政楼四楼报告厅和博业楼报告厅原则上不再向学生文艺演出活动(各类歌咏比赛、各类文艺演出、各类话剧演出等涉及到改变报告厅格局的活动)开放。

特此通知。

  

  

  

党政办公室

                               2018年4月11


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